Elektronische Akte als Pilotprojekt

2,5 Millionen Papierblätter in 17.000 Ordnern – schleppen, blättern, abheften. So sah früher die Führung der Ausländerakten im Landkreis Gießen aus. Aktenstaub und Regalmeter gehören hier aber weitgehend der Vergangenheit an: Mittlerweile erfolgt die Verwaltung hier fast ausschließlich digital.

Der Fachdienst Ausländer- und Personenstandswesen der Kreisverwaltung hat als Pilotbehörde am Projekt „Elektronische Ausländerakte Hessen“ teilgenommen und die elektronische Akte eingeführt. Auskünfte, Einträge und Änderungen erfolgen nun einfach per Klick, teilt die Presseabteilung des Landkreises mit.

Umstellung wichtiger Schritt

„Die Umstellung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr digitalen Dienstleistungen und einer zukunftsfähigen Verwaltung“, erklärt Landrätin Anita Schneider. „Denn die elektronische Aktenführung vereinfacht Prozesse und kann sie zugleich zügiger machen – mehrere Personen und Stellen können zum Beispiel zeitgleich auf Daten zugreifen, was früher in dieser Form nicht möglich war.“

Dass Akten zum Beispiel wegen wechselnder Aufenthaltsorte zwischen verschiedenen Ausländerbehörden oder mit dem Regierungspräsidium ausgetauscht werden müssen, kommt häufig vor. Gerade dies hat in der Vergangenheit Verfahren in die Länge gezogen und war ein Grund dafür, dass das Pilotprojekt innerhalb der Kreisverwaltung in diesem Bereich gestartet wurde.

Dank für großes Engagement

Bis zum Start war der Weg allerdings eine enorme Herausforderung, denn für die rund 30 Mitarbeiter:innen des Fachdienstes lief die Umstellung parallel zu ihrem Tagesgeschäft. „Nur durch viel Engagement und Motivation konnte das Projekt umgesetzt werden. Dafür ein großes Dankeschön“, sagt Landrätin Schneider.

Wochenlang gescannt und übertragen

Voraussetzung war, dass die Aktenbestände aus vielen Jahren zunächst digitalisiert werden. Insgesamt sieben Wochen lang scannte und übertrug ein Dienstleister Akten und Daten. Probeweise wurden zunächst nur einzelne Akten übertragen, um Qualitätsstandards festzulegen.

Im Juni 2021 war es dann soweit. Die mit der Digitalisierung beauftragte Firma holte die ersten 2000 Akten ab, parallel dazu startete im Fachdienst die Arbeit mit der neuen Software im Alltag. „eAkte“ nennt sich in Kurzform der digitale Ersatz von Pappdeckel und Papier. Die eAkte ist an ein Daten-Management-System angebunden. Das Team der Behörde kann darüber Dokumente jeglicher Art verwalten und aktuell halten.

Ressourcen werden gespart

„Mittlerweile ist die Arbeit damit Routine geworden“, berichtet Fachdienstleiter Helge Krista. Daten können mit wenigen Klicks ergänzt und auch dann abgerufen werden, wenn die „echte“ Akte anderswo liegt. Auch der Posteingang musste umgestellt werden: Eingehende Post wird direkt gescannt und digital eingepflegt.

„Die Digitalisierung der Daten, die über viele Jahre von über 17.000 Personen erfasst werden mussten, ist für diesen Bereich der Verwaltung ein großer Schritt“, sagt Landrätin Schneider. „Das gilt nicht nur mit Blick auf das Online-Zugangsgesetz, das Behörden bundesweit vorschreibt, wie viele Dienstleistungen elektronisch zur Verfügung stehen müssen. Es geht hier auch ums Sparen von Ressourcen wie Papier und Raumkapazitäten, um mehr vernetztes Arbeiten und bessere Kommunikation mit Kund:innen.“ 

Zusammenarbeit mit Kommunen

In einem nächsten Schritt wird die Ausländerbehörde alle Anträge, für die dies möglich ist, online zur Verfügung stellen. Dabei unterstützt das Projektteam der Kreisverwaltung für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Das „Team OZG“ begleitet im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit auch viele Kreiskommunen dabei, Dienstleistungen online zur Verfügung zu stellen.

Titelbild: Computermaus. (Bildquelle: Wikipedia/Erkaha“ title=“User:Erkaha“>Erkaha</a> – <span class=“int-own-work“ lang=“de“>Eigenes Werk</span>, CC BY-SA 4.0, Link