Buchführung in Non-Profit-Organisationen

Ohne Profit wirtschaften

Von Bruno Rieb

Wie das Finanz- und Rechnungswesen „in gemeinnützigen Organisationen jedweder Art funktioniert“, erklärt der Betriebswirt Rudolf Kuhn in seinem Ratgeber „Buchführung – heute mal nicht „Extra DRY“. Er richtet sein Werk an alle, die sich „für eine wirksame, transparente und zukunftsfähige Gestaltung gemeinnütziger Arbeit stark machen“.

Faktor Personalaufwand

In Non-Profit-Organisationen (NPOs) werde die Wirtschaftlichkeit als Gegensatz zu fachlicher Tiefe und Menschlichkeit empfunden, weiß Kuhn. Dabei sei die Wirtschaftlichkeit aber „zunächst einmal nur eine Kennzahl, nicht mehr und nicht weniger“, erklärt der Autor in seinem Kapitel über die „Erfolgskonten“ dieser Unternehmen. Die „Personalaufwandquote“ sei ein wichtiger Faktor in Organisationen, „in denen Menschen die Hauptressource sind“, und das sei in NPOs überwiegend so. Diese Quote zeige, wie viel vom Gesamtaufwand für Personal eingesetzt wird, „also für Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und ähnliche Personalaufwendungen“. Im Vergleich zu den Vorjahren könne sie eine wichtige Entwicklung sichtbar machen.

Bei den Erfolgskonten zeigt sich laut Kuhn, „ob eine Organisation wirtschaftlich sinnvoll gehandelt hat – schwarz auf weiß, Konto für Konto“. Neben dem Personalaufwand zählt er zu den Erfolgskonten die Umsatzerlöse, die Erträge etwa aus Fördermitteln, Spenden und Zinsen, und den Sachaufwand und andere betriebliche Kosten. Dabei greift er auf den „Kontenrahmen für soziale Dienstleistungsorganisationen“ zurück, den er mit seiner Unternehmensberatung Rudolf Kuhn und Partner gemeinsam mit der Baron Consult EDV-Beratung und Service entwickelt hat.

Aus der Praxis für die Praxis

Kuhn hatte sich nach einer Ausbildung zum Einzelhandelskaufmann für eine soziale Laufbahn entschieden: Er wurde Diakon und war Regionaljugendleiter der Evangelischen Jugend München. Er schied dann aus dem kirchlichen Dienst aus und wurde Geschäftsführer des Theodor-Heckel-Bildungswerks und später der Lebenshilfe München. Parallel bildete er sich zum „Staatlich geprüften Betriebswirt“ weiter. Ab 1989 betrieb er seine eigene Unternehmensberatung, beriet Non-Profit-Organisationen mit dem Schwerpunkt auf Finanzfragen, Organisationsentwicklung und Mitarbeiterschulung. Seit 2010 ist er im Ruhestand.

Sein Buch ist geprägt von reichlich praktischer Erfahrung. Er versucht sie so lebendig wie möglich zu vermitteln, also nicht „extra dry“. Er will die Buchführung in NGOs „mit einem Augenzwinkern“ auch für die verständlich machen, die bisher dachten: „Das ist nichts für mich“. Mit Witz bemüht er sich, den Stoff nicht ganz so trocken wirken zu lassen: . „Wer Betriebsrechnungsbogen sagt, meint ‚BAB‘ – nicht den Bundesverband der Personaldienstleister. Und auch nicht den Moment, in dem die Bühne bebt und der Kölschrock einsetzt.“ Nun ja. Trockener Sinn des Betriebsrechnungsbogens: Er dient auch in NPOs der innerbetrieblichen Kostenverteilung. Kuhn: „Wer den Bogen vor Augen hat, hat bald den Bogen raus – und kann gezielt nachfragen: Nach welchen Schlüsseln wurde verteilt.“

Buchführung einmal „extra strong“

Am Ende seines Werks knöpft sich der Betriebswirt einige Bilanzen beispielhaft vor. Beim Landesverband der Diakonie Bayern etwa bemängelt er die fehlende Gewinn- und Verlustrechnung. Und: „Es geht noch schlechter“. Bei der Diakonie-Stiftung Mit-Menschlichkeit Hamburg. In deren Jahresbericht 2024 fehlt „auf der Passivseite exakt ein Euro“. Kuhn ist empört: „Ein Euro! Das ist buchhalterisch ungefähr so, als würde ein Uhrmacher sagen: ‚Eine Schraube fehlt, aber die Uhr tickt trotzdem.'“ Kuhn weiter fett gedruckt: „Nein eine Bilanz tickt nur, wenn sie ausgeglichen ist. Alles andere ist eine Tabelle mit Ambitionen.“ Buchführung mal „extra strong“

Kuhns Buch funktioniert übrigens nur mit den Fußnoten. Wer glaubt, sich um die Lektüre der kleingedruckten Anmerkungen am Ende einer Seite drücken zu können, der hat schon beim ersten Test „mit drei leichten Fragen“ auf Seite 41 ein ernstes Problem. Wer seine „kleinen Brotkrumen in den bisherigen Fußnoten und andernorts gefunden hat, spaziert hier locker durch“, erklärt der Autor und der Leser blättert angestrengt zurück, um den Test zu bestehen. Die erste Frage lautet: „Welche Funktion erfüllt eine Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in einer Non-Profit-Organisation“. Die Antwort verbirgt sich in Fußnote Nummer 14 auf Seite 27: „Die Kosten- und Leistungsrechnung unterstützt Non-Profit-Organisationen bei der wirtschaftlichen Orientierung und Steuerung, bei der Transparenz für Fördergeber und bei der internen Kostenplanung.“