Was das Finanzamt fordert

Von Michael Schlag

Ein wachsender Teil von Belegen und Rechnungen wird heute elektronisch erstellt und versendet, was die Buchführung erstmal einfacher machen soll. Aber für die Dokumentation von elektronischen Belegen „gelten verschärfte Grundsätze“, erklärt Brigitte Barkhaus (Foto) und warnt: „Wenn man denen nicht folgt, dann droht immer eine Schätzung“. Brigitte Barkhaus ist Geschäftsführerin der LBH-Steuerberatungsgesellschaft in Friedrichsdorf und erklärte während einer Versammlung des Bauernverbandes in Hüttenberg, wie digitale Belege richtig gehandhabt werden. Die Regeln gelten nicht nur für Bauern, sondern für jeden.

Zehn Jahre aufheben

Was bisher für das Abheften von Papierbelegen im Ordner gilt, das gilt genau so für digitale Belege im digitalen Folder: „Die Festplatte müssen Sie zehn Jahre aufheben.“ Und dabei nimmt es das Finanzamt im Detail sehr genau. Weil digitale Belege nachträglich leicht zu manipulieren sind, müssen sowohl erhaltene als auch selbst geschriebene und versendete Belege „in unveränderbarer Form“ auf dem Rechner bleiben. Sie dürfen selbst dann nicht gelöscht werden, wenn man sie ausgedruckt hat und auf Papier aufbewahrt. Die Finanzverwaltung will das originale digitale Dokument überprüfen können. Elektronisch eingegangene Belege (zum Beispiel die Telekom-Rechnung) müssen in genau dem Dateiformat abgespeichert werden, in dem der Empfänger sie erhalten hat, also PDF als PDF und JPEG als JPEG. Auch E-Mails müssen als E-Mail gespeichert werden, und nicht umgewandelt in ein anderes Format. Auch gilt für E-Mails gilt das Gleiche wie für Geschäftsbriefe auf Papier: Aufbewahrung 6 oder 10 Jahre, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthalten – zum Beispiel eine Absprache zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Gelöscht werden darf eine E-Mail allenfalls, wenn sie nur eine Transportfunktion für angehängte Dateien hatte, die E-Mail sozusagen als Briefumschlag diente. Das Alles gilt auch für eigene Rechnungen: „Der Ausdruck alleine reicht nicht,“ sagt Barkhaus, man muss die Rechnung auch auf dem PC finden und zwar auch hier in unveränderbarer Form. Es gehört heute zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung: Selbst erzeugte elektronische Belege müssen vor Änderungen geschützt sein, auch auf dem eigenen Rechner. „Eine Word-Datei reicht nicht, es muss ein schreibgeschütztes PDF sein.“

Wie das Finanzamt digitale Belege prüft

Eine Ausnahme von der Speicherpflicht gibt es: wenn jemand den PC nur als Schreibmaschine benutzt, seine Dokumente ausdruckt und die dabei erzeugte Datei anschließend wieder löscht. Was aber wenig realistisch sei, meint Barkhaus, denn „warum sollten Sie die schöne Vorlage löschen?“ Nicht unterschätzen übrigens sollte man die Möglichkeiten, digitale Dokumente elektronisch zu überprüfen, wie zum Beispiel den Umsatz eines Hofcafés. Das Prüfprogramm des Finanzamtes kann das Wetter eines ganzen Jahres gespeichert haben, und alle Umsätze des Hofcafés mit den jeweiligen Temperaturen auf Plausibilität prüfen. Ein sonniges Wochenende mit abweichend niedrigen Einnahmen wäre dann erklärungsbedürftig. Allerdings meinte Brigitte Barkhaus an dem Abend in Hüttenberg zu den Steuervorschriften auch: „Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird.“